معرفی

جریان کار شامل ترتیبی از مراحل پیوسته است که هر مرحله بدون هیچ گونه تأخیر یا فاصله ای دنبال می­شود. همچنین به معنی انتقال مدارک و فعالیت ها از طریق فرایندهای سازمانی است.

سیستم مدیریت جریان کار سازمان ها را قادر می سازد تا فعالیت های متعددی را مرتبط با فرایند کسب و کارشان تعریف و کنترل نمایند. همچنین می توان از طریق این سیستم چگونگی اجرای فعالیت ها را ارزیابی و تحلیل نمود.

مزایای سیستم مدیریت جریان کار

  • خودکارسازی فرایندهای جریان اطلاعات
  • انجام و پیگیری آسان وظایف عملیاتی تکراری
  • بهینه سازی مدیریت پروژه
  • بهبود کارتیمی پروژه
  • سرعت در تصمیم گیری و بهره وری
  • بهبود دسترسی اطلاعات
  • صرفه جویی در زمان و هزینه

 

ماژول اقدام: سیستم مدیریت جریان کار تیم یار

ماژول اقدام به عنوان ابزارکنترل فرآیندهای سازمان، امکاناتی را در سه حوزه برنامه ریزی، اجرا و کنترل در اختیار کاربران قرار می دهد. در واقع مدیر سیستم می تواند با تعریف انواع بخش، رده ، جریان های کاری و تعیین مسئول انجام به امر برنامه ریزی بپردازد. در مرحله بعد مدیران داخلی و کارشناسان با ایجاد اقدامات به اجرای عملیات تعیین شده می پردازند. در نتیجه مدیران و مسئولین انجام مراحل با مشاهده کارتابل خود از وضعیت کارها آگاه شده و در مواقع لزوم عکس العمل مناسب و به موقع را نشان می دهند.

در سازمان های کوچک و متوسط، برای پیگیری یک موضوع نیاز به برقراری تماس های متعدد بین مسئولین می باشد که این ارتباطات می تواند به صورت حضوری یا تلفنی باشد. به دلیل امکان فراموشی پرسنل، امکان از بین رفتن برخی از اطلاعات رد و بدل شده بین افراد هنگام برقراری ارتباطات حضوری یا تلفنی وجود دارد.

ماژول اقدام کمک شایانی به رفع مشکلات ذکر شده می کند. زیرا تمامی مراحل انجام کارهای روتین سازمان از پیش تعیین شده و مسئولین انجام آن مشخص می شوند. همچنین مسئولین موظفند تا پس از اتمام کار محول شده، وضعیت مرحله انجام را مشخص نمایند، سپس به مسئول مرحله بعدی کار را ارجاع دهند. البته در مراحل جریان کار، افراد مسئول می توانند نظرات و توضیحات کارشان را ارائه دهند که هم به عنوان گزارش کار محسوب می شود و هم مسائل پیش آمده آرشیو شده و بعدها به عنوان دانش سازمانی می توان به آن رجوع کرد.

از طرفی به کمک این ماژول می توان کارهای بین سازمانی را به سادگی پیگیری نمود. در واقع یکی از اساسی ترین ماژول هایی که فرایند B2B را پشتیبانی می کند، ماژول اقدام است. زیرا می توان برای هر سازمانی که با شرکت شما در ارتباط است، جریان کاری درنظرگرفت و افراد مسئول را مشخص نمود. پس از آن با  انجام تنظیمات جهت ارتباطات بین سازمانی و ایجاد اقدام عمومی در این ماژول، ارتباطات با تأمین کنندگان یا مشتریان را مدیریت کرد.