تست سیستم ERP یعنی چه و چرا اهمیت دارد؟

 

راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP ایرانی) مجموعه‌ای از سیستم‌ها است که به‌واسطه آن‌ها می‌توان کل فرایندهای سازمان را مدیریت کرده و سوابق آن‌ها را نگه داشت. ازآن‌جایی‌که سیستم ERP وظیفه اجرای تقریبا همه فرایندهای کسب‌وکار را در سازمان شما به عهده دارد، تست این سیستم‌ها پیش از شروع به استفاده، برای موفقیت کسب‌وکارها امری حیاتی محسوب می‌شود.

 
تست سیستم ERP یعنی چه؟

تست سیستم ERP فرایند بررسی عملکرد نرم‌افزار ERP در طول فرایند پیاده‌سازی است. در حقیقت، این فرایند یک تضمین کیفیت (QA) مبنی بر صحت عملکرد سیستم ERP درحال‌پیاده‌سازی، پیش از استقرار کامل و بهره‌برداری از آن است.

تست سیستم ERP طی مراحل مختلف فرایند پیاده‌سازی نرم‌افزار، از اتفاقات پیش‌بینی‌نشده مانند کرش (crash) برنامه در حین اجرا، جلوگیری می‌کند. همچنین، این فرایند از تعداد باگ‌ها (اشکالات) به‌وجودآمده پس از پیاده‌سازی، می‌کاهد. تست نرم‌افزار ERP در زمان پیاده‌سازی، اتفاقی تقریبا جدید است؛ این در حالی است که انجمن مهندسان برق و الکترونیک (IEEE) بیش از یک دهه است که در کنفرانس‌ها و نشریه‌های خود درباره آن صحبت می‌کنند. وقوع کرش و باگ در سیستم به معنای خوب طراحی نشدن نرم‌افزار نیست؛ همواره طی مدت پیاده‌سازی نرم‌افزار، لازم است پیکربندی‌هایی در آن صورت گیرد (ایجاد گزارش، داشبوردهای سفارشی و غیره) که این پیکربندی‌ها می‌توانند منبع ایجاد باگ یا اشکالاتی در درون خود باشند. ممکن است در راهکارهای ERP اختصاصی، با نوع دیگری از بروز اشکال (باگ) در حین فرایند سفارشی‌سازی مواجه شویم. مثلا، تغییر کدها به‌منظور رفع نیازهای تعدادی از کاربران، ممکن است سهوا موجب بروز مشکل یا کاهش کارایی عده‌ای دیگر از کاربران شود.

 

 

بدون انجام تست‌های مربوط به ‌نرم‌افزار ERP، خطر شکست فرایند پیاده‌سازی افزایش می‌یابد. انجام این تست‌ها نه تنها عملکرد سیستم ERP را محک می‌زند، بلکه می‌تواند به شما اطمینان دهد که گزارش‌ها و فرم‌ها به‌درستی ایجاد شده و نمایش داده می‌شوند. اطمینان از عملکرد درست سیستم ERP در محیط تست و مشخص شدن اشکالات در این مرحله، موجب بی‌نیازی از رفع معایب پس از پیاده‌سازی کامل نرم‌افزار و در زمان استفاده کارکنان از آن می‌شود؛ بدین ترتیب، جلوی بسیاری از خرابی‌های سیستم گرفته می‌شود. به‌علاوه، پذیرش سریع سیستم ERP در سازمان، ضمانت مهمی برای استفاده از این سیستم جدید به محض پیاده‌سازی و با بیشترین بهره‌وری خواهد بود. سیستم پر از اشکالی که کاربران جدید خود را اذیت می‌کند، روش مناسبی برای ترغیب آن‌ها به استفاده از آن نیست.

 

انواع تست سیستم‌های ERP

شرکت‌های مجری پیاده‌سازی سیستم‌های ERP، باید چندین تست روی آن‌ها انجام دهند که هریک از این تست‌ها جنبه مشخصی از عملکرد سیستم را تضمین می‌کنند. انواع تست سیستم‌های ERP به شرح زیر است:

تست عملکردی: این تست بر فهرست دقیقی از اهداف و تعاریف کار می‌کند و هدف آن ایجاد اطمینان از کارایی خوب و متناسب با نیازهای سازمان در هریک از جنبه‌های عملکردی سیستم است.

 

 

تست کارایی: این نوع تست میزان کارایی راهکار ERP در ارتباط با سیستم‌های متعدد و یکپارچه با هم (از جمله: مالی، فرایند سفارش فروش، اموال و غیره) را نشان می‌دهد. تست سیستم باید تقاضا برای معاملات با داده‌های پرگردش – از جمله معاملاتی که بر اساس بالاترین تقاضا انجام می‌شوند – را پوشش دهد تا بدین ترتیب، بتوان از قدرت کارایی سیستم پیاده‌سازی‌شده اطمینان حاصل کرد.

 

 

تست یکپارچگی: همان گونه از نام این تست پیداست، مشخص می‌کند که آیا سیستم ERP فرایندهای مختلف را به‌طور کامل یکپارچه‌سازی می‌کند یا خیر. این تست ماژول‌ها یا اجزاء سیستم ERP را به‌عنوان یک گروه مورد بررسی قرار می‌دهد (درست مانند تستی که پس از استقرار کامل، روی نرم‌افزار انجام می‌شود). این تست موقعیت‌های واقعی کاربران را در فعالیت‌های کاری روزمره، مورد ارزیابی قرار می‌دهد. بدین ترتیب، شما می‌توانید نحوه برخورد سیستم ERP با مسائل واقعی سازمان پس از راه‌اندازی کسب‌وکار را از پیش ارزیابی کرده و اطمینان حاصل کنید که همه اجزا و ماژول‌های سیستم ERP شما به‌درستی کار می‌کنند.

 

 

تست کارایی و عملکرد را می‌توان در مراحل اولیه پیاده‌سازی نرم‌افزار انجام داد. تست یکپارچگی نیز می‌تواند در همان ابتدا یا طی فرایند پیاده‌سازی نرم‌افزار انجام شود. همزمان با دریافت تنظیمات لازم، می‌توانید تغییرات ضروری را در سیستم ایجاد کرده و برای کسب اطمینان از ثبات سیستم، آن را دوباره تست کنید.

 

تست خودکار سیستم ERP

به دلایل زیر، تست خودکار سیستم ERP برخلاف تست به‌صورت دستی، لازم و ضروری است:

  • نخست این‌که، تست خودکار موجب می‌شود از زمان کلی پیاده‌سازی نرم‌افزار کاسته شود و همچنین اطلاعات بیشتری به ما می‌دهد، زیرا داده‌های تست به‌طور خودکار توسط ابزار تست ذخیره می‌شوند.
  • همانگونه که می‌دانید، راهکارهای ERP مجموعه‌ای از سیستم‌ها هستند که فرایندها و سیستم‌های بسیاری را به یکدیگر متصل و یکپارچه می‌کنند. بنابراین، با اجرای تست‌های خودکار، به‌سرعت می‌توانید اشکالات یا خرابی‌های سیستم را یافته و پیش از آن‌که به مشکلاتی بزرگ‌تر تبدیل شوند، آن‌ها را رفع کنید.
  • تست خودکار این اطمینان را به‌وجود می‌آورد که فرایند پیاده‌سازی در مسیر درستی حرکت می‌کند و این یعنی سیستم ERP جدید سازمان شما به‌طور کامل منطبق با نیازهایی است که در ابتدای مسیر تعیین شده بودند.
  • معمولا، سیستم‌های ERP چندین منبع داده مجزا را در یک منبع واحد یکپارچه‌سازی می‌کنند. بنابراین، تست‌های خودکار مشخص می‌کنند که دیتابیس اصلی شما با فرایندهای وابسته به سیستم ERP ارتباط فعالی دارند و امنیت داده‌ها را نیز تضمین می‌کنند.
  • تست خودکار برخلاف تست دستی، سرعت واکنش سیستم ERP را افزایش می‌دهد. همچنین با بهبود تجربه کاربری، از اشکالاتی که ممکن است به کاربران جدید حس مدام اشتباه کردن و نیاز به آموزش بیشتر را بدهد، جلوگیری می‌کند. سهولت استفاده از سیستم نه تنها بر بهره‌وری کارکنان، بلکه بر میزان پذیرش در بین ایشان تاثیرگذار است. عامل انسانی همواره سهم فراوانی در پذیرش موفقیت‌آمیز فرایندهای جدید، از جمله به‌کارگیری نرم‌افزارهای سازمانی جدید، در کسب‌وکارها دارد. وقتی کاربران می‌بینند که سیستم ERP جدید سازمانشان با سرعت و بدون اشکال کار می‌کند، بسیار راحت‌تر به استفاده از آن ترغیب می‌شوند.

 

 

مزیت پنهان تست سیستم‌های ERP

با توجه به اینکه در جریان تست سیستم ERP درحال پیاده‌سازی، کاربرانی از گروه‌های کاربری مختلف حضور دارند که قرار است از این راهکار جدید استفاده کنند، فرایند تست نقش کلیدی در امر آموزش ایشان ایفا می‌کند.

به خاطر داشته باشید که کاربران آموزش‌دیده در میزان پذیرش نرم‌افزار ERP جدید از سوی کل سازمان، نقش مهمی دارند. در مدت تست کاربران گروه‌های مختلف، می‌توان داده‌ها و مستندات زیادی را جمع‌آوری کرده و از آن‌ها برای آموزش سایر کاربران بهره گرفت.

همچنین، کاربران واقعی یا تست‌کنندگان نرم‌افزار، از این کاربری آزمایشی بهره برده و بعدها زمانی که از ERP جدید خود برای انجام فرایندهای روزانه استفاده می‌کنند، می‌توانند این تجربیات را با سایر اعضای گروه خود در میان بگذارند.

 

چند نکته درباره تست موفق سیستم ERP

هرگز بدون توجه از کنار مشکلات موجود عبور نکرده و به مرحله بعد نروید. اطمینان از کارایی فرایندهای خاص گروه‌های مختلف کسب‌وکار (گروه‌های کاربری یا سهامداران) و انجام صحیح تست‌ها بسیار اهمیت دارد.

به نظر می‌رسد، تست رابط کاربری و هرگونه تغییرات نرم‌افزاری ضروری، باید مهم تلقی شود. این‌ها مواردی هستند که در آینده احتمال بروز اشکال (باگ) در آن‌ها بیشتر است؛ بنابراین، با انجام تست‌های فراوان در طول فرایند تست سیستم ERP، احتمال بروز اشکال (باگ سیستم) تقریبا از بین خواهد رفت.

حتی در صورت اعمال فشار از سوی سازمانی که نرم‌افزار ERP در حال پیاده‌سازی در آن است، مبنی بر سرعت بخشیدن به کار، صرفا به دلیل این‌که مراحل اولیه تست بدون اشکال و باگ هستند، مجری استقرار سیستم را وادار نکنید که به‌سرعت کار را به مراحل آخر تست برساند، بلکه اجازه دهید مراحل تست به‌طور کامل و دقیق انجام شوند. هر مرحله ویژگی‌های متفاوتی از عملکرد سیستم ERP پس از پیاده‌سازی را مورد آزمایش قرار می‌دهد؛ بنابراین، توصیه می‌شود که تست هر مرحله را با وجدان کامل انجام دهید.

 

 

حتی اگر شریک شما مدیریت پروژه را به‌عهده دارد و گزارش‌های منظمی از روند پیشرفت و نتایج تست سیستم ERP ارائه می‌کند، خود شما نیز یک مدیر پروژه در محل داشته باشید تا ناظر بر روند انجام کار باشد. این فرد باید مسئول کنترل و نظارت بر پروژه، پیگیری نتایج و نقاط عطف در طول مسیر باشد. به یاد داشته باشید که مدیر پروژه استقرار نه به شما و یا مشتری، بلکه به سرپرست خود گزارش می‌دهد.

به‌طور خلاصه می‌توان گفت، ممکن است تست خودکار سیستم “کار وقت‌گیری” به‌نظر برسد، اما داشتن صبر و تحمل به جای تردید، عاقلانه‌ترین کار ممکن است. پس از گذراندن همه مراحل تست، در نهایت می‌توانید در هزینه‌ها و وقت سازمان خود صرفه‌جویی کنید. همچنین، می‌توانید اطمینان داشته باشید که راهکار ERP پیاده‌سازی‌شده جدید کاملا یکپارچه و آماده کار است.

 

مترجم: رزیتا مرعشی