در هفته گذشته و در مقاله بکارگیری ERP امکان تحول مالی را در مسیری درست فراهم می‌کند (قسمت اول) بخشی از مفاهیم و استراتژی‌های برنامه‌های مالی و ریز خدمات و راهکارهای سودمند آن بیان شده است. در ادامه این مقاله قصد داریم مطالب کامل‌تری پیرامون تحول مالی را ارائه دهیم.

بهبود مستمر (برای تکرار آماده باشید)
در طول تحول، معاملات و تصمیمات اصلی پس از تعریف چشم‌انداز و نقشه راه شما به وجود می‌آیند. چشم‌انداز تعریف‌شده انتخاب‌های استراتژیک را هدایت می‌کند.

ایجاد نقشه راه اولویت‌بندی شده
نقشه راه یک بیان عملی از چشم‌انداز است؛ لیستی با اولویت‌بندی، متوازن و مرتب که شامل ابتکاراتی است که به افراد، فرایندها و فعال‌کننده‌های فناوری می‌پردازد. برای ساختن نقشه راه مراحل زیر لازم است:

  1. یک شریک فناوری اطلاعات، خرید، زنجیره تأمین، بازرگانی و سایر سهامداران کلیدی به‌منظور ارزیابی توانایی‌ها، ابزارها و جریان مطلوب فعلی.
  2. شناسایی ابتکارات مورد نیاز در بین مردم، فرایندها و ستون‌های فناوری به‌منظور دستیابی به چشم‌انداز مالی برای قابلیت‌های جریان فعلی.
  3. ارزیابی نقش سیستم ERP و سایر سیستم‌ها و ابزارها در ایجاد تحول مالی.
  4. نهایی کردن لیست ابتکارات اصلی و اولویت‌های در جریان یا رقابتی؛ برای هر ابتکار، منابع، نقاط عطف، زمان‌بندی، وابستگی‌ها و خطرات را شناسایی کنید.

ابتکارات باید متناسب با چشم‌انداز مالی هر سازمان، ظرفیت منابع، اولویت‌ها و کمال توانایی‌های فعلی آن باشد. چشم‌انداز مالی به‌عنوان راهنمای اولویت‌بندی ابتکارات عمل می‌کند. به‌عنوان مثال، برخی از سازمان‌ها ممکن است قابلیت‌های نوآورانه، کنترل‌های خودکار و تجربه کارکنان را قبل از هزینه و کارایی، در اولویت قرار دهند، درحالی‌که برخی دیگر ممکن است هزینه و کارایی را بیش از هر چیز دیگری در اولویت قرار دهند.
ابتکارات معمولاً مطابق با یکی از موارد زیر است:

  • مدل افراد و عملیات (به‌عنوان مثال، آینده کار)
  • فرآیند (به‌عنوان مثال ساده‌سازی و استانداردسازی)
  • فناوری و داده‌ها (به‌عنوان مثال، ERP و PRA)
  • نظارت (به‌عنوان مثال، جلسات کمیته راهبری)
  • سایر ابتکارات در جریان

در شکل ۵ نمونه‌ای از نقشه راه تحول مالی به‌وسیله بکارگیری ERP ارائه شده است.

یک نقشه راه یکپارچه به‌طور معمول دارای افق زمانی سه تا پنج ساله است و شامل پروژه‌ها و ابتکارات اساسی است. همچنین اولویت‌های اصلی و وابستگی‌های متقابل را وادار به ظهور می‌کند تا تصمیمات کلیدی به ترتیب و به‌طور مؤثر اتخاذ شوند. در طول اجرای تحولات توسط ERP، تقریباً همه ابتکارات مرتبط خواهند بود، و نقشه راه را به موتوری تبدیل می‌کنند که امور مالی را در مسیر درست حرکت می‌دهد. ساختن یک نقشه راه به امور مالی اجازه می‌دهد تا تعیین کند که در کجا و چگونه منابع محدودی را از طریق ابتکارات سرمایه‌گذاری کند.
نقشه راه به سازمان مالی کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی کند که چگونه خواسته‌های رقابتی را کنترل کرده و به برخی از سؤالات مهم پاسخ دهد:

  • ارزش: چگونه امور مالی طی یک تحول چند ساله و مجهز به ERP حرکت را حفظ کرده و به پیروزی دست می‌یابد؟
  • فرآیند: قبل از اجرای ERP جدید، به چه سطح از طراحی مجدد و استانداردسازی فرآیند نیاز است؟
  • فناوری: استراتژی داده‌ها، ازجمله نیازهای داده‌ای مربوطه برای فعال کردن قابلیت‌های گزارش‌گیری موردنظر چیست؟
  • افراد: چگونه کارمندان فعلی باید به خدمت گرفته شوند تا بتوانند به‌طور مؤثر در یک سازمان مالی با قابلیت دیجیتال شریک شوند؟ تحویل کار در کجا قرار دارد و کجا تحویل داده می‌شود یا می‌توان آن را تحویل گرفت؟

شکل ۵. نقشه راه تحول مالی قابل استفاده ERP

A. سه سال ابتکار عمل
نقشه‌های راه باید شامل یک افق زمانی سه تا پنج ساله باشند و امکان تحقق ارزش را در افق زمانی مشخص شده فراهم کنند، نه فقط در انتها.
B. نقاط عطف کلیدی
برای اندازه‌گیری پیشرفت در برابر ابتکارات و پیوند دادن وابستگی متقابل با نقشه راه، باید نقاط عطف مشخص شود.
C. ابتکارات گروه‌بندی شده بر اساس نوع
ابتکارات باید بر اساس نوع، با وابستگی‌های متقابل کلیدی در افراد و سازمان، فرآیند، فناوری و داده‌ها تفکیک شوند.
D. نظارت برنامه
نقاط تماس نظارت برنامه با کمیته راهبری و دیگر رهبران اصلی باید با تصمیمات و موضوعات مورد نیاز تعیین شود.
E. “دیگر” ابتکارات عمل
سایر ابتکارات کلیدی تأثیرگذار بر ذینفعان و منابع یا وابستگی متقابل باید در نقشه راه گنجانده شود.

برای شروع آماده هستید؟ (فعالیت‌ها و ملاحظات کلیدی)
شروع کار برای تحول مالی به‌وسیله ERP به معنای درک این مسئله است که چه فناوری‌هایی برای سازمان شما به ارمغان آورده می‌شود. جمع‌آوری داده‌های ورودی از طرف سهامداران و حفظ همسویی با بقیه شرکت‌ها ضروری است (شکل ۶).

امکان انجام امور را ارزیابی کنید
بدانید که ERP و سایر فناوری‌ها چه چیزی را می‌توانند فعال کنند و چه مشکلاتی را می‌توانند در سراسر امور مالی حل کنند. این فقط در مورد فناوری نیست، بلکه باید دید که امور مالی چه چیزهایی را به روش‌هایی که امروز ممکن است غیرممکن به نظر برسد، می‌تواند ارائه دهد.

داده‌ها را از سهام‌داران خود دریافت کنید 
با سهامداران امور مالی و تیم مالی تماس بگیرید تا به‌عنوان اطلاعات موردنیاز در چشم‌انداز، بیابید چه مواردی به‌درستی کار می‌کند، چه چیزهایی از دست رفته است و اینکه چگونه مالیات می‌تواند ارزش افزایشی ایجاد کند. این فرصتی است که می‌توانید با سهامداران اصلی درگیر شده و مسیر امور مالی را شکل دهید.

تیم خود را ایجاد کنید
بدانید که این یک پیاده‌سازی فناوری نیست و اگر مستقل از سایر اقدامات باشد، نمی‌تواند موفق باشد. یک تیم میانی را گرد هم آورید و مجموعه‌ای از ابتکارات را بسازید که بتواند برای بهبود ارزش هر یک و احتمال موفقیت هر یک با هم کار کند. اگر تیم با هم کار کنند دستیابی به چشم‌انداز راحت‌تر است.
تحول فرصتی برای تغییر همه چیز است. همان‌طور که سازمان شما “ستاره شمالی” را تعریف می‌کند که تحول را راهنمایی می‌کند و نقشه راه یکپارچه‌ای ایجاد می‌کند تا چشم‌انداز ایجاد شود و برای ذینفعان ارزش ایجاد کند، این رهنمودها را برای موفقیت در نظر بگیرید:

  • از رویه و استراتژی کسب‌وکار استفاده کنید

گرچه واضح است، اما تکرار این نکته ضروری است که هر چشم‌انداز مربوط به امور مالی باید از چشم‌انداز کسب‌وکار سرچشمه بگیرد. به‌عنوان مثال، اگر کسب‌وکار برای فعالیت‌های مهمِ ادغام و مالکیت، برنامه‌ریزی کرده باشد، مانند گسترش به یک جغرافیای جدید یا روش جدیدی برای مدیریت مشتری (نیاز به جزئیات جدیدی را در نظر داشته باشد)، پس امور مالی باید استراتژی خود را برای حمایت از این اهداف تهیه کند.
از همان ابتدا ذینفعان اصلی تجارت و فناوری اطلاعات را درگیر کنید. امور مالی برای دستیابی به چگونگی فعال کردن قابلیت‌های جدید و مدل ارائه خدمات، باید با IT کار کنند. فناوری اطلاعات باید جهت اطمینان از همسویی و کمک به راهنمایی توسعه نقشه راه، راهبرد داده شرکت و سیستم سازمانی و معماری برنامه را ارائه دهد.

  • هدف‌های بلندپروازانه داشته باشید، اما واقع‌بین باشید

چشم‌انداز را مطابق با چشم‌انداز شرکت و در یک افق واقع‌بینانه تنظیم کنید. بسیاری از سازمان‌ها به اندازه سه سال بعد فکر می‌کنند؛ آن‌قدر دور تا تمامی فعالیت‌ها را به اتمام رسانده شده ببینند، درحالی‌که به اندازه کافی نزدیک است تا دست‌اندرکاران بتوانند برای نتایج پاسخگو باشند. فرصت‌های قابل دستیابی منطقی را به‌عنوان بخشی از چشم‌انداز و پیروزی‌های سریع‌تر در ابتدای نقشه راه و به‌منظور ایجاد خرید قرار دهید.
در امور مالی فراگیر باشید. تحول بر کلیه امور مالی تأثیر می‌گذارد. فرآیند و سیستم‌های معاملات به نحوه بسته شدن کتاب‌ها مرتبط است، که به نحوه ایجاد گزارش مدیریت متصل شده، و باید استراتژی مالیاتی شرکت و غیره را اطلاع دهد. فعالیت به‌عنوان یک تیم مالی می‌تواند فرصت‌ها و چالش‌هایی را نشان دهد که ممکن است توسط تیم کم نماینده‌ای از دست برود.

  • استراتژی گزارش‌دهی را زودهنگام تعریف کنید

درک اینکه چه اطلاعات و داده‌های پشتیبانی مورد نیاز کسب‌وکار است، برای تحقق بخشیدن به قابلیت‌های جدید به‌وسیله ERP و ابزارهای دیجیتال، می‌تواند حیاتی باشد.
معیارهای اصلی را ایجاد و مدیریت کنید. تحول نیاز به سرمایه‌گذاری قابل توجه و مورد کسب‌وکار برای تأیید دارد. تعریف معیارهایی که مقدار تحول را به دست می‌آورند نیز برای دستیابی به چشم‌انداز حیاتی است. از “روزهای تعطیل”، تا “درصد پرداخت به‌موقع”، تا تعداد گزارش‌های مدیریتی، داشتن روشی قابل اندازه‌گیری برای نشان دادن تأثیر تحول، ارزش را از همان ابتدا واقعی می‌کند.
ERP را با تحول مدل عملیاتی ادغام کنید. تعیین اینکه چه چیزی در کجا و با چه ابزاری ارائه می‌شود، تصمیمات مربوط به تعداد نمونه‌ها، داده‌هایی را که باید در اختیار شما قرار دهد و تعداد تغییرات و سفارشی‌سازی‌های آینده را فراهم می‌کند.

حرکت بعدی شما
هنگامی‌که چشم‌انداز مالی و نقشه راه را برای تحول مالی به‌وسیله ERP تعریف کردید، حرکت بعدی شما می‌تواند به انتخاب فروشنده ERP بپردازد. درباره انتخاب فروشنده ERP برای منابع مالی اصلی جستجو کنید، تا بدانید که چرا قابلیت‌های عملکردی به‌تنهایی دیگر نمی‌توانند انتخاب پلت فرم شما را هدایت کنند و منتظر گزارش‌های دیگر در مجموعه استراتژی ERP در موضوعاتی از قبیل موارد مذکور باشید:

  • استراتژی داده‌ها
  • استراتژی گزارش‌گیری
  • نمودارهای بهینه‌سازی حساب‌ها
  • استراتژی استعداد و طراحی مدل عملیاتی مالی

ما امیدواریم که این دیدگاه‌ها به شما کمک کند تا به توانایی‌های مالی و تجاری دلخواه خود دست یابید، و شما را برای موفقیت در حال حاضر و در آینده آماده سازد.

مترجم: نیلوفر نظری

منبع: www.deloitte.com