تیم یار نرم افزار یکپارچه تحت وب کسب و کار
اتوماسیون اداری

خودکارسازی(اتوماسیون) اداری تیم یار

سازمان ها برای انجام امور مربوط به نامه نگاری، حفظ و طبقه بندی اسناد و مدارک، تعریف جریان های کاری، دریافت گزارشات مدیریتی و ... از سیستم اتوماسیون اداری استفاده می کنند. هدف از به کارگیری اتوماسیون ها حذف دوباره کاری ها، جلوگیری از اشتباهات و فراموشی کارها، صرفه جویی در زمان و در نهایت کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری است.

امکانات و قابلیت های اتوماسیون اداری تیم یار

مدیریت اسناد: دبیرخانه، بایگانی، اتوماسیون اداری

سیستم مدیریت اسناد نرم افزار یکپارچه تحت وب تیم یار کلیه امور مرتبط با دبیرخانه، بایگانی و مدیریت آرشیو اسناد را پوشش می‌دهد و امکان طبقه‌بندی، گزارش‌گیری و جستجوی پویا و پیشرفته اسناد را مقدور ساخته و مکاتبات اداری را تسهیل می‌نماید. با استفاده از میانبرهای این ماژول به‌سادگی متوجه می‌شوید که چه اسنادی را باید مطالعه و امضا کنید.

امکاناتی چون انتقال ساده اسناد به سایر پرسنل، تایید اسناد با استفاده از امضای دیجیتال و تعیین مهلت زمانی برای مطالعه یا تکمیل یک سند، سیستم مدیریت اسناد تیم یار را از نرم افزارهای مشابه متمایز می‌کند. شما به راحتی می‌توانید مشخص کنید که یک فایل توسط چه کسی تولید، خوانده یا تایید شده است. در تیم یار همیشه آخرین نسخه اسناد به شما نشان داده می‌شود و در صورت نیاز می‌توانید تمامی نسخه‌های قبلی و تاریخچه کاملی از آن را داشته باشید.

قابلیت های مهم سیستم مدیریت اسناد تیم یار:

تعریف چندین دبیرخانه و شماره گذاری خودکار نامه ها

ثبت مشخصات نامه های وارده و صادره شامل: شماره و تاریخ نامه، نام دبیرخانه، ماهیت، امنیت، اولیت، مهلت، مسئول و افراد مطلع

پیوست هر نوع فایل به نامه

ذخیره و بازیابی فایل های نامه

تعیین دسترسی در سطح پوشه ها و فایل ها

ایجاد کارتابل برای هر شخص

استفاده از متادیتا

بهره گیری از تنظیمات هوشمند مانند امضاء، قفل و ...

ایجاد فایل با فرمت تیم یار و یا بارگذاری فایل با فرمت های مختلف

ایجاد نسخه های مختلف برای فایل ها و بازیابی هر نسخه به جای نسخه اصلی

انتقال فایل و پوشه ها بین سایر پوشه ها

درج توضیحاتو اضافه کردن ضمیمه روی فایل ها

تعیین فایل اصلی و پیوست در ضمیمه کردن فایل ها

دانلود فایل ها و پوشه ها

ایجاد منگنه برای چند فایل

ایجاد شورتکات از فایل ها یا پوشه ها

بایگانی اسناد موجود در کارتابل

دادن حق امضاء در سطح پوشه

ایجاد ممنوعیت برای عدم حذف فایل های موجود در یک پوشه

امکان ایجاد سطح دسترسی در سطح فایل ها و پوشه ها

ایجاد تاریخچه به ازای عملیات و تغییرات روی اسناد

امکان جستجوی سریع فایل براساس عنوان، شناسه، نوع فایل، اندازه، تاریخ ایجاد، مولف، وضعیت فایل، تغییر

دهنده، تاریخ تغییر، مت دیتا، توضیحات و کارتابل

ایجاد انواع گزارشات مدیریتی براساس سطوح دسترسی

تعریف انواع داده ها و مشخصات (متادیتا) دلخواه برای جستجو، سازماندهی و بازیابی آسان تر پوشه و فایل ها مانند: نویسنده، منبع، تاریخ نشر و ...

آرشیو فایل ها و پوشه های حذف شده و بازیابی مجدد آنها

درج خودکار تیک خواندن سند به محض کلیک روی آن

امکان تعیین نوع فایل روی پوشه

امکان درج حداکثر سایز برای فایل های یک پوشه

امکان ایجاد ممنوعیت برای عدم حذف فایل های موجود در یک پوشه

امکان درج حداکثر تعداد نسخه های فایل در یک پوشه

جستجو بین اسناد موجود از طریق مشخصات و داده های تعریف شده (تب فیلتر)

جستجوی اسناد در نوبت خواندن از طریق تب مطلع شده

امکان ذخیره فیلترهای ساخته شده

کنترل دسترسی روی فیلترهای اسناد

جستجوی اسناد در نوبت امضا از طریق تب جهت امضا

ایجاد خودکار شناسه برای هر سند و امکان لینک دهی به آن

کنترل خطای اسناد (عدم وجود فایل اصلی در پایگاه داده و یا در ماژول اسناد) و اصلاح خطا

ایجاد تاریخچه به ازای عملیات و تغییرات روی اسناد

نمایش ساختار درختی پوشه ها زمان انتقال و کپی (ابتدا پوشه های اولیه و در صورت نیاز کاربر بقیه پوشه ها باز شوند)

ایجاد پوشه اسناد من به ازای تمامی کاربران

ایجاد پوشه کارتایل به ازای تمامی کاربران

ایجاد ارتباط مستقیم و B2B به اتوماسیون های اداری مختلف به منظور استفاده از اسناد وارده تیم یار در سیستم اتوماسیون اداری

ارسال اسناد موجود در سیستم اتوماسیون اداری به وسیله پست الکترونیک به سیستم دیگر به طور مستقیم و تفسیر آن به زبان سیستم مقصد

ایجاد الگو و استفاده از آن در ماژول های مختلف

و ....

مدیریت فرآیندهای سازمان در سه حوزه برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل توسط ماژول اقدام تیم یار انجام می پذیرد. در این سیستم می‌توان با تعریف انواع بخش، رده، جریان کاری (گردش کار) و تعیین مسئول برای هریک از مراحل، امور جاری سازمان را برنامه‌ریزی نمود. مدیران داخلی و کارشناسان با ایجاد اقدام به اجرای عملیات تعیین شده می‌پردازند؛ در نتیجه مدیران و مسئولان انجام مراحل اقدام مربوطه با مشاهده کارتابل خود از وضعیت کارها آگاه شده و در مواقع لزوم عکس‌العمل مناسب و به موقع نشان می‌دهند.

قابلیت های مهم سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی تیم یار:

ایجاد جریان کار داینامیک برای ماژول های مختلف

استفاده از BPMN (Business Process Modeling Notation) برای تعریف فرآیندهای کاری

امکان برقراری ارتباط بین سازمان های مختلف (B2B) که دارای سرورهای مستقل هستند (این ویژگی به منظور تسهیل در پیاده سازی فرآیند تجارت الکترونیک در سازمان ها ایجاد شده است)

امکان آرشیو کردن اقدامات

ایجاد اقدام به دو صورت معمولی و دوره ای

اولویت بندی اقدام و ایجاد لیست براساس اولویت ها

تعیین دسترسی در سطح هر اقدام

​قرار دادن توضیح روی مراحل هر اقدام

​اختصاص جریان کار به اقدام

​ایجاد اقدام بدون جریان کار

​تعیین وضعیت مراحل به چهارحالت: پیش نویس، تایید شده، رد شده و کامل شده

کنترل کارهای در دست اجرا از طریق تب در دست اقدام

​تغییر کاربر فعال در اقدام از طریق ابزار تغییر مسئول

​لینک کردن اقدام - ارتباط با سایر ماژول های کاربردی

امکان انتخاب اقدامات برگزیده

انجام تنظیمات عمومی و برقراری ارتباط B2B

امکان اجباری کردن جریان کار برای رده

امکان اضافه کردن کاربر به عنوان مسئول مراحل جریان کار

ثبت خودکار تاریخچه تغییرات بخش، رده و اقدام

تنظیم تاریخ برای موکول کردن اقدام و بازگشت خودکار اقدام پس از موکول کردن

ارسال خودکار هشدار هنگام خاتمه اقدام

​نمایش 10 اقدام آخر کاربر در ماژول خانه و در ویجت ماژول اقدام

جستجوی سریع اقدامات براساس: عنوان، شناسه، موضوع، توضیحات، جریان کار، مسئول، ایجاد کننده، تاریخ ایجاد، مهلت، وضعیت اقدام، نوع اقدام، تاریخ شروع و پایان

و ....

مدیریت ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی

در تیم یار مدیریت مکاتبات داخلی و خارجی با شرکای تجاری و مشتریان سازمان ها از طریق ماژول پست الکترونیک انجام می شود. یکی از مزایای این ماژول نسبت به نمونه‌های مشابه وجود قابلیت تخصیص ایمیل‌ها به همکاران دیگر، بدون نیاز به ارسال مجدد ایمیل است. همچنین، می‌توانید پاسخ‌های کارکنان به مشتریان را مدیریت نمایید.

در ماژول پست الکترونیک قراردادن یک فیلتر مناسب روی ایمیل‌ها باعث می‌شود که آنها به صورت خودکار ردیف شوند و با جستجو در سیستم می‌توانید به سرعت ایمیل‌ها را از روی موضوع، آدرس، نام گیرنده یا فرستنده پیدا کنید.

قابلیت های مهم ماژول پست الکترونیک تیم یار:

تعریف فیلتر به صورت نامحدود برای جداسازی ایمیل ها براساس شروط زیر:

          به چه کسی / از / موضوع / مشتری

تعریف صندوق های پست الکترونیک نامحدود

​انجام تنظیمات IMAP/POP/SMTP/SSL

​ایجاد فیلتر و پوشه بندی ایمیل ها با قوانین خاص

​تعیین محدودیت دسترسی کاربران

​ایجاد امضاء با استفاده از ماکروهای موجود در این ماژول

​فعال سازی پاسخگوی خودکار و امکان ایجاد متن پاسخ

امکان دسترسی به 10 ایمیل آخر اختصاص داده شده به کاربر در ویجت ماژول خانه

امکان درج توضیحات روی ایمیل ها

ثبت خودکار تاریخچه تغییرات روی هر ایمیل

​اتصال خودکار به سرور اصلی نامه جهت دریافت نامه ها هر 15 دقیقه یک بار

ایجاد ارتباط مستقیم و B2B بین دو سازمان از طریق ECE

و ...

ماژول گفتگو امکان ارتباط آنلاین و تبادل اطلاعات با همکاران داخل سازمان را فراهم می آورد. برای این منظور، هر کاربری گروه "شخصی" جداگانه ای دارد که در آن تمامی پیغام های ورودی و خروجی قرار می گیرند.

همچنین، ماژول گفتگو این قابلیت را دارد تا با برقراری ارتباط با وب سایت سازمان، به مشتریان خود به صورت آنلاین مشاوره دهید و پاسخگوی نیازهای آنها باشید.

قابلیت های مهم ماژول گفتگو تیم یار:

ایجاد گروه های گفتگو به تعداد دلخواه

برقراری ارتباط با گفتگوی آنلاین وب سایت

تنظیم وضعیت آفلاین و آنلاین برای کاربران

تعیین نحوه نمایش نام کاربرانی که به گفتگوی آنلاین می پیوندند

تعیین محدودیت دسترسی به ازای هریک از گروه های گفتگو

تعریف موضوع گفتگو

اختصاص گفتگو به افراد مختلف

وجود تمام قابليت ها براي نوشتن پيام، آرايش متن، اضافه نمودن اطلاعات و تصوير

ضمیمه کردن فایل به گفتگو و آرشیو آن در ماژول اسناد

لینک گفتگو با تمامی ماژول های تیم یار

جستجوی گفتگوها در صندوق های پیام شخصی و گروه های گفتگو

جستجوی پیغام های شخصی در دو دسته ورودی و خروجی

جستجوی پیام های گروهی در دسته بندی های عمومی، شخصی و پردازش نشده

ماژول پیامک تیم یار این امکان را برای شما فراهم می آورد تا به ارسال و دریافت پیامک به صورت تکی و گروهی بپردازید (از طریق پنل‌های سپاهان گستر و پارس گرین). ارسال پیامک گروهی از دو طریق امکان پذیر است: ارسال پیامک گروهی با ثبت شماره تلفن همراه به تعداد دلخواه و نیز با انتخاب رده مشتریان (رده مشتریان در ماژول مشتری ایجاد شده است).

قابلیت های مهم ماژول پیامک تیم یار:

عملیات ارسال و دریافت پیامک

​ارسال پیامک تکی

​ارسال پیامک گروهی

​ارتباط با ماژول مشتری از طریق پیامک

​دریافت پیامک

امکان تنظیم پاسخ خودکار برای پیامک های دریافتی

مطلع کردن سایر کاربران ثبت شده در ماژول پروفایل

لینک پیامک مورد نظر به اقدام ثبت شده در ماژول اقدام

ارسال پیامک جدید از صفحه مشخصات مشتری مورد نظر

ارسال پیامک به تمامی شماره های ثبت شده برای مشتری مورد نظر

ماژول نظرسنجی تیم یار امکان ایجاد پرسشنامه، آزمون و ارزیابی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. یکی از قابلیت های این ماژول ایجاد پرسش و پاسخ‌های متفاوت با اعمال تنظیمات و زمان‌بندی توسط کاربران است. همچنین، کاربران این امکان را دارند تا الگوهای مختلفی (مثلا دوره‌ای) برای نظرسنجی یا آزمون خود ایجاد کرده و از آنها استفاده نمایند.

قابلیت های مهم ماژول نظرسنجی تیم یار:

ایجاد پرسشنامه، آزمون و ارزیابی با قابلیت طرح پرسش و پاسخ به تعداد دلخواه

ایجاد نظرسنجی های دوره ای

نمایش نتایج به صورت درصدی و نموداری

ایجاد الگوهای مختلف برای نظرسنجی، آزمون و ارزیابی

ایجاد الگو برای نظرسنجی، آزمون و ارزیابی

ایجاد نظرسنجی های دوره ای

نظردهی به پرسشنامه های ایجاد شده از طریق سایت

ثبت کامنت های سیستمی در هر پرسشنامه، آزمون یا ارزیابی

درج توضیحات و ضمیمه کردن فایل به قسمت تاریخچه هر نظرسنجی، آزمون یا ارزیابی

نمایش و چاپ نتایج نظرسنجی، آزمون و ارزیابی

نمره دهی (درصدگیری) برای هر شخص و تعیین نمره کلی ارزیابی

نمایش نتایج با استفاده از نمودار basic bar

نمایش نتایج با استفاده از نمودار wind rose

استفاده سایر ماژول ها از الگوهای ایجاد شده

در تیم یار این امکان وجود دارد تا برای ایجاد ارتباط درون و برون سازمانی و... با سطح امنیت بالا (AES256) با سرور شبکه اجتماعی تلگرام ارتباط برقرار نمایید.

قابلیت های مهم ماژول تلگرام تیم یار:

ایجاد گروه جدید با انتخاب کاربران تیم یار

ایجاد گروه، کانال جدید با انتخاب مخاطبین شخصی

مشاهده گفتگوها و اطلاعات تماسی

نمابر (فکس)

از طریق ماژول نمابر (فکس) تیم یار امکان ارسال و دریافت ساده و سریع فکس از طریق سرویس دهندگان را خواهید داشت. این امکان به زودی به تیم یار اضافه خواهد شد.

مطالب مرتبط

تیم یار نرم افزار یکپارچه تحت وب کسب و کار